Aus einer Umfrage vom Februar 2022 geht hervor, dass vier von zehn Unternehmen das Vorstellungsgespräch online durchführen & komplett digitalisiert haben. Als Gründe werden erhöhte Effizienz sowie Kosten- und Zeitersparnis genannt. Vor allem im Zuge der Corona-Pandemie und Social Distancing wurde der Bewerbungsprozess zunehmend digitalisiert.
Im Vergleich zum Vorstellungsgespräch vor Ort gibt es neben den Vorteilen aber auch wesentlich mehr Fallstricke. Um dich davor zu bewahren und keine hohen Absprungraten unter qualifizierten Bewerbern zu riskieren, nennen wir nachfolgend sechs Tipps für eine erfolgversprechende Vorbereitung auf das Online Vorstellungsgespräch.
Online Vorstellungsgespräche sind effizienter, da sie Zeit und Reisekosten sparen. Sie ermöglichen eine flexiblere Planung und erleichtern die Teilnahme von Kandidaten und Arbeitgebern, was insgesamt zu einem effektiveren Auswahlprozess führt.
Im Vergleich zum persönlichen Gespräch gibt es beim Video-Interview ein paar Besonderheiten mit Blick auf den Ablauf. Zum einen ist während eines Online-Vorstellungsgesprächs wichtig, die zwischenmenschliche Beziehung aufzubauen. Du hast Bewerber nicht direkt vor dir, wodurch Videointerviews etwas kühler wirken. Mit Einblicke in die Arbeitskultur oder virtuelle Rundgänge werden diese Barrieren abgebaut.
Einblicke in die Arbeitskultur sind auch deshalb wichtig, weil keine direkte Interaktion mit dem Arbeitsplatz erfolgt. Bewerber sind sich im Ungewissen darüber, wie dein Unternehmen von innen aussieht und welche Dynamik in der Arbeitsumgebung herrscht.
Achte darauf, mit technischen Schwierigkeiten umzugehen. Auch während des Online-Vorstellungsgesprächs kann es zu Komplikationen mit der Internetverbindung kommen. Hierbei ist es beispielsweise möglich, auf das Smartphones auszuweichen, denn mobile Daten ermöglichen die Kommunikation auch bei Wartungsarbeiten oder sonstigen Störungen.
Die wohl größte Herausforderung – will man ein Vorstellungsgespräch online führen – sind technische Probleme. Vor allem, wenn kurzfristig Wartungsarbeiten angekündigt werden oder die Internetverbindung instabil ist. Dein Team kann alternativ jedoch auf das Smartphone mit Zugang zu mobilen Daten zurückgreifen. Solche Probleme sind aber eher selten. Viel wahrscheinlicher sind Schwierigkeiten mit der Kamera oder dem Mikrofon.
Beispiel: Du möchtest ein Vorstellungsgespräch über Microsoft Teams abhalten und in den Einstellungen ist das falsche Mikrofon ausgewählt. An sich ist das kein großes Problem, aber eine schlechte Setting-Qualität hinterlässt einen dementsprechend schlechten Eindruck.
Verantwortliche sollten vor jedem Termin die technische Ausstattung prüfen und sicherstellen, dass alles funktioniert und dass in den Einstellungen das richtige Setting ausgewählt wurde.
Bewerber müssen einen Termin zum Online-Vorstellungsgespräch ohnehin erst zusagen. Sie müssen aber auch die Einladung zu einem Teams- oder Zoom-Meeting erhalten, damit sie verbindlich teilnehmen können.
Lass dir die Teilnahme an Online-Bewerbungsgespräche per E-Mail bestätigen, damit es zu keinen Missverständnissen kommt. Versäumte Termine kosten nicht nur Zeit, es schadet auch deiner Reputation, wenn Bewerber denken, dass sie keine Einladung erhalten haben.
Es besteht zum Beispiel die Möglichkeit, eine Erinnerung zu senden, wenn der Bewerber den Termin nicht bestätigt hat. Alternativ kannst du zum Hörer greifen und persönlich nachfragen – das hinterlässt einen besseren Eindruck und dein Unternehmen bleibt positiv in Erinnerung.
Tools wie Zoom oder Meet ermöglichen es dir, den Hintergrund zu ändern. Das ist vor allem hilfreich, wenn du dich in einem Umfeld mit viel Bewegung befindest. Es hinterlässt aber auch einen besseren Eindruck, denn ein virtueller Hintergrund wirkt professionell und optisch ansprechend.
Probiere aber nicht zu viel! Bestimmte Hintergründe sind sehr gewagt und wirken wenig professionell. Ein schlichter Hintergrund von einem virtuellen Office hinterlässt den besten Eindruck und schafft eine seriöse Atmosphäre. Letztendlich ist der Fokus auf dich oder dein Team gerichtet – durch eine gute Mimik und Gestik (Blickkontakt in die Kamera, offene Körpersprache, kongruente Bewegungen) entsteht ein guter Eindruck.
Sowohl beim Online Gespräch als auch beim persönlichen Gespräch fehlt oft die Struktur. Definiert eine klare Agenda und wie das Videointerview ablaufen soll. Üblicherweise beginnt das Gespräch mit kurzem Smalltalk, anschließend folgt der Pitch des Bewerbers und dann werden Fragen gestellt. Bleibe flexibel, aber halte an einer ungefähren Richtung fest.
Transparenz ist das A und O. Du musst aus dem Online-Bewerbungsgespräch kein Geheimnis machen – es geht ja nicht darum, den Bewerber zu überraschen, sondern seine Eignung festzustellen. Manche Kandidaten sind sehr nervös und ein Leitfaden zum ungefähren Ablauf verschafft ihnen Sicherheit.
Es wäre für dein Unternehmen ein Verlust, wenn ein Bewerber aufgrund fehlender Transparenz einen durchschnittlichen Eindruck hinterlässt. Das ist durchaus der Fall, denn viele Personen haben Schwierigkeiten mit offenen Fragen und können spontan nicht ihre beste Antwort geben.
Durch Online-Termine sind Unternehmen wesentlich flexibler, denn Anfahrtszeiten fallen weg. Kaum verlässt man den virtuellen Raum, beginnt schon das nächste Meeting. Das führt durchaus dazu, dass sich HR-Teams zu wenig Zeit für Bewerber nehmen und das Vorstellungsgespräch nicht ausreicht, um sich einen Eindruck vom Kandidaten zu machen.
Wir empfehlen, ungefähr eine Stunde für ein Online-Bewerbungsgespräch einzuplanen. Die ersten zehn Minuten nach dem Termin dürfen keine Folge-Meetings stattfinden. Dadurch besteht ein größerer Puffer, sollte das Gespräch länger dauern.
Die Persönlichkeit darf bei einem Online-Bewerbungsgespräch nicht verloren gehen. Kandidaten möchten Einblicke in dein Unternehmen, um Vertrauen aufzubauen. Und ein virtueller Rundgang eignet sich ideal dafür. Nicht nur gewinnen Bewerber einen besseren Eindruck von deinem Unternehmen, das Video-Interview wird dadurch auch persönlicher.
Um den virtuellen Rundgang erfolgreich umzusetzen, sind zwei Aspekte zu berücksichtigen. Zum einen solltest du passendes Equipment verwenden. Für Rundgänge eignen sich Smartphones als Kamera am besten.
Der zweite Aspekt ist die Route. Du solltest nicht planlos umherirren, sondern einen klaren Ablauf befolgen. Zeige dein Unternehmen von seiner besten Seite, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Beziehe deinen Gesprächspartner mit ein und stelle Fragen oder erkundige dich nach Feedback.
Die Kamera sollte immer auf die Teilnehmenden gerichtet sein. Wie in einem Gespräch auf Augenhöhe. Der Abstand zur Kamera beträgt ungefähr eine Armlänge – wenn mehrere Personen am Online-Vorstellungsgespräch teilnehmen, muss der Abstand größer sein, damit alle zu sehen sind.
Die technische Ausrüstung muss nicht High-End sein. Dein Team benötigt keine Kamera für 5.000 € oder ein teures Mikrofon. Mehr als die Standard-Ausrüstung von einem Laptop sollte es aber schon sein. Marken wie Logitech oder Auna sind preiswert und qualitativ.
Einen Dresscode für das Online-Vorstellungsgespräch gibt es nicht. Saubere Kleidung, die ein professionelles Gesamtbild vermittelt, ist aber Pflicht. Es hinterlässt keinen guten Eindruck, wenn der HR-Manager mit Jogginghose erscheint.
Welche Fragen das HR-Team im Vorstellungsgespräch stellt, hängt prinzipiell von den individuellen Anforderungen der Stelle ab. Grundsätzlich erkundigen sich HR-Teams aber immer nach dem beruflichen Werdegang, Weiterbildungen, Expertise und Wissen über das Unternehmen, wenn im Online Vorstellungsgespräch Fragen gestellt werden.
Es gibt aber eine Ausnahme, nämlich Remote-Stellen. Immer mehr Unternehmen rekrutieren überregionale Talente, um Positionen qualitativ zu besetzen. Hierbei ist das Online-Bewerbungsgespräch aufgrund von Flexibilität die beste Wahl.Die Anforderungen von Remote-Stellen unterscheiden sich aber von einem Vor-Ort-Arbeitsplatz.
Deshalb solltest du nachfolgende Fragen berücksichtigen, um die Eignung des Bewerbers im Online-Interview festzustellen:
Welche Erfahrungen hast du bisher mit Remote Work gemacht?
Wie flexibel bist du und stellt die ortsunabhängige Zusammenarbeit irgendwelche Schwierigkeiten dar? (z. B. in Bezug auf die Einarbeitung)
Wie würdest du deine Arbeitszeit einteilen und welche Aufgaben haben Priorität?
Wieso ist Remote Work die beste Wahl für dich?
Wie gehst du mit möglichen Störungen und Ablenkungen um?
Über welche Kompetenzen verfügst du im Umgang mit Tools? (z. B. Projektmanagement oder digitale Kommunikation)
Wie kannst du das Miteinander mit deinem Team stärken, obwohl du nicht anwesend bist?
Wie kommunizierst du die Verfügbarkeit für Termine und deine (flexiblen) Arbeitszeiten?
Die gängigsten Tools sind Teams und Zoom. Vorstellungsgespräche via Skype sind nicht mehr üblich, weil dieses Tool in den vergangenen Jahren an Relevanz verloren hat. Doch bei älteren Bewerbern, die weniger mit aktuellen Anwendungen vertraut sind, kann es durchaus eine sinnvolle Alternative sein.
Kein Tool ist besser als das andere. Meet ist komplett cloudbasiert, wodurch es leichter in der Nutzung ist. Teilnehmer müssen regelrecht einen Link erstellen und anklicken, um an einem Meeting teilzunehmen. Zoom erfordert hingegen eine Anmeldung und ist in der kostenlosen Version auf 40 Minuten-Gespräche limitiert. Hingegen verfügt Zoom über mehr Eigenschaften, beispielsweise die Cloud-Aufzeichnung oder Breakout-Räume zur Aufteilung des Meetings in kleinere Gruppen.
Mit gut organisierten Online-Vorstellungsgesprächen ist es nicht getan, denn sie bilden regelrecht einen Teil in der gesamten Candidate Journey. Dein Ziel sollte lauten, das Bewerbungsverfahren ganzheitlich zu optimieren. Dazu gehört auch, bereits mit den ersten Berührungspunkten eine Vertrauensbasis zu errichten und dich als idealen Arbeitgeber zu positionieren.
Nichts kann Bewerbungsgespräche mit einer guten Vorbereitung ersetzen. Aber du darfst auch nicht vergessen, dass Interessenten immer recherchieren und in diesem Prozess werden idealerweise alle relevanten Fragen beantwortet. Diese sind:
Wie steht es um die Bezahlung?
Was sind die Aufstiegsmöglichkeiten?
Achtet das Unternehmen auf eine gute Work-Life-Balance?
Wie ist der Ruf des Unternehmens?
Gibt es Social-Media-Profile, um Einblicke in den Arbeitsalltag zu gewinnen?
Welche Flexibilität besteht hinsichtlich der Arbeitszeiten?
Was berichten Angestellte und wie wird das Unternehmen auf Portalen wie Kununu bewertet?
Welche Rolle spielt die soziale Verantwortung?
Ein digitales Vorstellungsgespräch ist weniger persönlich, aber du kannst eine zwischenmenschliche Beziehung anderweitig aufbauen, beispielsweise über soziale Medien und eine ansprechende Website. Manche Firmen ermöglichen über ihre Website beispielsweise einen 360-Grad-Rundgang oder verlinken die LinkedIn-Profile ihrer Mitarbeiter. Das schafft zusätzliche Sicherheit und Vertrauen.
Vor dem Gespräch sollte ein Kandidat nicht bloß neugierig auf einen Arbeitsplatz sein, sondern die offene Stelle als Traumjob wahrnehmen. Das Vorstellungsgespräch ist idealerweise wie der letzte Impuls, dass sich Bewerber für dein Unternehmen entscheiden.
Abschließend haben wir noch ein paar Tipps und Best Practices für das Online-Bewerbungsgespräch. Neben den technischen Anforderungen und organisatorischen Aspekten gibt es nämlich noch ein paar weitere Punkte zu beachten.
Abschließend haben wir noch ein paar Tipps und Best Practices für das Online-Bewerbungsgespräch. Neben den technischen Anforderungen und organisatorischen Aspekten gibt es nämlich noch ein paar weitere Punkte zu beachten.
Idealerweise zeigt sich das HR-Team von seiner besten Seite. Tretet freundlich auf und schafft eine entspannte Atmosphäre. Der Fokus liegt auf dem Wesentlichen, aber das Menschliche darf nicht verlorengehen. Eine solche Atmosphäre schafft auch Sicherheit und Bewerber fühlen sich wohler.
Für Bewerber ist es hilfreich, einen Spickzettel zu schreiben. Dieser beinhaltet die wichtigsten Punkte zu möglichen Fragen über das Unternehmen und dessen Geschichte. Er hilft auch dabei, sich Fragen zu merken. Bei Vorstellungsgesprächen überkommt einem oft die Nervosität und es ist möglich, dass man etwas vergisst.
Wir empfehlen einen Spickzettel und keine digitalen Dokumente. Bei Docs- oder Word-Notizen bist du in einem ständigen Wechsel zwischen Dokument und Meeting-Tool. Du verlierst deinen Fokus und bist weniger auf die Interaktion mit den Recruitern konzentriert. Mit einem Spickzettel neben dir (oder auf Höhe des Monitors) besteht dieses Problem nicht – du kannst deine Notizen lesen und bist im Meeting “anwesend”.
Das Vorstellungsgespräch kann man als vorweggenommenen Abschluss im Bewerbungsprozess betrachten. Sofern das Gespräch gut läuft und sich dein Unternehmen als interessanter Arbeitgeber präsentiert, folgt von beiden Seiten die Zusage mit anschließendem Onboarding. Das Vorstellungsgespräch ist sozusagen wie ein Hebel.
Beim Video-Interview sind einige Besonderheiten zu beachten. Zum einen kann es zu technischen Schwierigkeiten kommen. Dazu kommt, dass es viel schwieriger ist, Bewerber in das Arbeitsumfeld eintauchen zu lassen. Virtuelle Rundgänge sind hierfür eine geeignete Methode, um Barrieren abzubauen.
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